|
| 70% không gian làm việc tại Văn phòng Cisco được thiết kế theo tính mở kiểu như thế này. |
Thế nào là văn phòng kiểu CCW?
Tôi may mắn là người thứ 4 ở Việt Nam tham gia vào tập đoàn Cisco
và từ đó đến nay đã được 13 năm. Năm 1999, với sự phát triển của Cisco
tại Việt Nam, chúng tôi đã chính thức thành lập văn phòng Cisco tại Việt
Nam. Văn phòng nằm tại Hà Nội, chỉ rộng 12m2 và khi tôi đến văn phòng
có 4 người. Từ dưới đất lên trần nhà toàn những thùng và thiết bị của
Cisco. Sau một thời gian, do nhu cầu phát triển của nhân viên ngay trong
Cisco Việt Nam cũng như nhu cầu giao tiếp và học hành, làm việc với đối
tác, khách hàng, và một phần trong tầm nhìn của Cisco về tương lai phát
triển tại Việt Nam, chúng tôi đã có được sự hỗ trợ thành lập văn phòng
dựa trên khái niệm Cisco Connected Workplace (CCW) - một không gian làm
việc được kết nối. Việt Nam là một trong những nước đầu tiên ở khu vực
Đông Nam Á được thực hiện xây dựng văn phòng này.
CCW là sự kết hợp giữa nơi làm việc vật lý với các công nghệ thông
minh mà công nghệ của Cisco là chủ đạo, cộng với công nghệ của các đối
tác Cisco. Cisco không gán từng chỗ làm việc cho từng người, mà gán cả
không gian làm việc cho một nhóm, việc sử dụng các chỗ, không gian và
các vùng lân cận là do nhóm tự quyết định. Đồng thời, chúng tôi chia sẻ
kinh nghiệm sử dụng các công cụ làm việc hiệu quả nhất cho nhân viên học
tập theo. Ban đầu, khi văn phòng này được chuyển giao cho Cisco Việt
Nam, các nhân viên cũng không hiểu để làm gì.
Tại các văn phòng cũ, 70% diện tích dành cho các cá nhân và 30%
dành cho các khu vực tương tác và phòng họp hoặc là khu vực gặp gỡ giữa
các nhóm dự án. Ngược lại, trong văn phòng mới, 30% diện tích là dành
cho từng chỗ làm việc, gọi là nơi làm việc mở (open work place), 70%
diện tích là cho hoạt động hợp tác. Một bên thiết kế theo kiểu cổ điển
và gắn từng người vào một chỗ, một bên là mềm dẻo, không gắn ai vào chỗ
nào cả. Như vậy, từ quy mô diện tích chỉ có 300 người, đã chuyển được
sang mô hình mới đủ cho 440 người. Và chi phí bình quân cho 1 người/năm
từ 5.000 USD giảm xuống còn 2.500 USD.
Mỗi người khi đến văn phòng có thể ngồi bất kỳ chỗ nào sau khi họ
đăng nhập tài khoản của họ. Làm việc xong, người ta cầm máy tính và đồ
dùng cá nhân, chỗ đó được trả lại và không của ai cả. Ngày hôm sau lại
có người khác tới làm việc. Có một số nguyên tắc về tính thiết kế của
không gian làm việc. Ví dụ, độ cao đảm bảo tính riêng tư cho người ngồi,
nhưng khi đứng nó tạo tính mở, do đó tạo sự kết nối giữa các nhân viên
trong văn phòng với nhau.
Với khu vực tương tác, phòng họp, đây là những phòng ngăn được âm
thanh từ trong ra và từ ngoài vào. Trong phòng này có thể có một vài cái
ghế, điện thoại và các bảng thủy tinh để các nhóm vào thảo luận riêng.
Mỗi nhân viên Cisco đều có chỗ làm việc tại bất cứ quốc gia nào
Trong Cisco, người ta di chuyển văn phòng giữa các quốc gia rất
nhiều. Khi tới văn phòng của Cisco tại bất cứ nước khác, người ta cũng
có thể tìm được ngay khu vực làm việc. Thẻ nhân viên của Cisco có thể mở
bất kỳ văn phòng nào trên toàn cầu, và khi đến đó người ta sẽ vào tìm
chỗ ngồi, đây là chỗ dành cho các nhân viên vãng lai. Chỗ này được trang
bị điện thoại, ổ cắm điện để ngồi làm việc tạm thời trong vài tiếng,
sau đó khi kết thúc người ta có thể đóng đồ riêng và đi ra.
Khi nhân viên Cissco đi café vào giờ nghỉ, có thể tới đó để trao
đổi, gặp gỡ. Tại đó có café, trà, thức ăn cũng như bánh kẹo để thư giãn
trong không gian thoải mái. Tùy theo đặc tính văn hóa của từng quốc gia
mà chúng tôi có từng thiết kế khác nhau.
Phòng họp được thiết kế với các công nghệ khác nhau, chủ đạo là hội
nghị truyền hình (video conference)… Phòng họp lớn nhất của Cisco Hà
Nội có thể chứa khoảng 30 - 40 người và trang bị thiết bị hội nghị
truyền hình hiện đại nhất cho phòng lớn và 1 hệ thống xung quanh là
nhiều bảng để thảo luận nhóm.
Chúng tôi có những không gian mở cho những buổi họp mang tính chất
mở hơn là mang tính chất trang trọng. Trong khi làm việc, đây chính là
không gian mở tại Cisco Hà Nội, gồm những bàn ghế sofa và trước đó có
một cái bảng để mọi người có thể minh họa các ý tưởng và thậm chí có một
màn hình để phát kênh truyền hình của Cisco. Cisco có riêng 1 kênh
truyền hình là Cisco TV để truyền đạt các thông điệp của Cisco trên toàn
cầu.
Ở những văn phòng lớn của Cissco còn có khu vực thể thao, giải trí
như bàn bóng bàn. Tại đây, vào giờ nghỉ người ta ra ghế ngủ, khi kéo nắp
nghế đậy sẽ trở thành cái hộp, trong đó còn có cả TV, game video để
người ta có không gian riêng nghỉ ngơi trước khi vào ca mới. Thậm chí có
một số văn phòng của Cissco còn có cả đàn oóc điện tử gắn trên màn
hình.
Có những không gian thiết kế đặc biệt, có ý nghĩa rất sâu sắc về
mặt môi trường. Ví dụ, đối với những nội dung không cần thiết lưu bằng
giấy, chúng tôi yêu cầu nhân viên chuyển sang lưu trong máy. Những máy
in trên toàn cầu của chúng tôi là máy in đa nhiệm, dùng cho rất nhiều
mục đích khác nhau: in, fax, scanner. Nhân viên cho tài liệu vào máy và
bấm nút, nó sẽ được scan (quét) ra và gửi tới người đó, và toàn bộ tập
giấy còn lại có thể được tái chế. Chúng tôi khuyến khích nhân viên để
tái chế những vật liệu tự nhiên nhằm trả lại cho thiên nhiên những vật
liệu đó. Mỗi nhân viên đều được hướng dẫn là chỉ in màu khi thật cần
thiết vì in màu đắt hơn 2 lần so với in trắng đen, đó là những hướng dẫn
được lấy làm tiêu chuẩn và ghi luôn trong các thiết bị. Có cả chế độ in
“confidential” (cá nhân, bí mật). Ví dụ, nếu tôi ở Hà Nội và đi công
tác ở TP.HCM, cần in tài liệu thuyết trình cho hội nghị, thì tôi có thể
bấm 1 nút in. Tài liệu này sẽ chỉ in trong bộ nhớ của máy in trong
TP.HCM. Khi đến nơi, tôi phải đăng nhập vào máy này thì nó mới in ra
thành giấy. Lúc đó, tôi không mất công in mà vẫn giữ được tính chất cá
nhân của mình. Scan thì có thể bấm 1 nút scan và gửi đi cho nhiều người ở
nhiều địa chỉ email khác nhau. Đây là máy in mà nhiều công ty cũng đã
trang bị nhưng chưa khai thác được hết tính năng.
Ngoài việc tăng năng suất lao động, chúng tôi cũng muốn qua văn
phòng này để thay đổi nhận thức về bảo vệ môi trường. Tất cả những kinh
nghiệm này của Cisco được đúc kết thành một kho thông tin kèm theo minh
hoạ và chúng tôi công bố trên một website để cho các đối tác học tập.
Văn phòng làm việc của Tổng Giám đốc Cisco được bố trí đơn giản và
nhiều yếu tố công nghệ hơn so với văn phòng tổng giám đốc của các tập
đoàn khác. Trên bàn làm việc có rất nhiều phương tiện công nghệ, có 1
video IP Phone, 1 bộ máy tính để bàn cho hội nghị truyền hình.
Cisco cũng đã đầu tư phòng thí nghiệm với giá thị trường hơn 10
triệu USD để nhân viên, đối tác và khách hàng của Cisco có thể đăng ký
sử dụng, trải nghiệm các giải pháp cũng như kiểm tra các thiết kế trước
khi đưa vào sử dụng.
Sau khi được chuyển giao sử dụng vào tháng 8/2012, chúng tôi đã có
một loạt khảo sát về nhu cầu sử dụng của nhân viên Cisco Việt Nam và kết
quả cho thấy nếu xét từng nhân viên thì mức độ hài lòng của nhân viên
tăng và tăng vọt tới 82%. Mặt khác, với diện tích 70% là khu vực mở,
Cisco có thể gặp được nhiều khách hàng hơn, có nhiều buổi đào tạo cho
các đối tác hơn, từ đó tăng mức độ hài lòng của đối tác.
Một văn phòng không thiết kế theo kiểu CCW thì chi phí cũng gần
tương đương như vậy. Tuy nhiên, nếu chúng ta thổi vào đó ý tưởng và biến
nó thành mục đích sử dụng như mô hình của CCW, thì chi phí vượt trội
lên không đáng bao nhiêu, nhưng lợi ích thu lại là rất nhiều.
